Abriendo espacios en la oficina

A lo largo de las últimas décadas, el modelo de oficina abierta ha ido ganando adeptos hasta convertirse, en el caso de los Estados Unidos, en mayoritario: un 70% de los entornos de trabajo en ese país carecen de paredes o utilizan divisiones bajas.

Sin embargo, este modelo se está poniendo recientemente en cuestión: niveles bajos de productividad, distracciones, dificultad para alcanzar cierto nivel de concentración, o “sistemas de castas” en los que determinados privilegiados tienen despacho, mientras otros deben conformarse con el patio común.

Mesa Operativa Ping Pong Ofival

En realidad, lo que empezó siendo un método para compartir conocimiento y promover la circulación de ideas, ha terminado teniendo como motivación una miope reducción de costes y un intento de control similar al de aquella cárcel panóptica diseñada por Jeremy Bentham en la que nunca podías saber si estabas siendo vigilado.

Si queremos que las oficinas abiertas funcionen, hay que dotarlas de un componente fundamental: una verdadera cultura abierta. Eliminar privilegios, y permitir la deslocalización de tareas: aquello que exige concentración, se hace en casa o en infraestructuras compartidas diseñadas a tal efecto, todo ello apoyado con la tecnología que proporciona soporte al proceso. Lo que implica, para empezar a hablar, la eliminación total del papel. El papel es el enemigo a batir: la información en papel circula peor, se comparte peor y se administra peor. Y de manera natural, si se eliminan los espacios asignados, el papel desaparece: es engorroso transportarlo.

Mesa Operativa Ping Pong Ofival

Las oficinas del futuro son abiertas. Pero eso no quiere decir que las actuales oficinas abiertas estén bien diseñadas: la gran mayoría, de hecho, no lo están. ¿Queremos que funcionen? Pues pensemos que esto no va de quitar paredes, sino de poner tecnología y cultura.

 

¿Oficinas abiertas si o no?

· Las oficinas abiertas son decididamente un modelo interesante: permiten ahorros de espacio, mayor comunicación, más circulación de ideas y compartición de conocimiento. Sin embargo, los modelos actuales de oficina abierta suelen adolecer de problemas que impiden que esos objetivos se materialicen.

Mesa Operativa Ping Pong Ofival

· Oficina abierta significa “para todos”. Si conviertes el modelo en una estructura de castas, en un escalafón en el que el privilegio más elevado es conseguir tu propio despacho cerrado, fracasarás. Las tareas que te parece que requieren privacidad, como determinadas reuniones o conversaciones, hazlas en espacios especialmente diseñados para permitir esa privacidad.

· Igualmente, si la oficina abierta es un intento de tener vigilado al personal, olvídalo. A los trabajadores no les gusta que los sometan a vigilancia – y de hecho, esa mentalidad, en la empresa de hoy, debería ser erradicada. La idea de la oficina abierta es otra. Y si no lo es, se te notará (y fracasarás).

· Oficina abierta significa lugares no asignados de manera fija – espacios flotantes, como mucho áreas o zonas asignadas a departamentos – y una infraestructura tecnológica que no solo permita, sino que fuerce la total desaparición del papel. Ordenadores portátiles y documentos en la nube, nada de papel. El papel no desaparece porque lo digas, desaparece cuando se convierte en incómodo, y que no lo puedas dejar en tu mesa porque sencillamente no es tu mesa es un factor de incomodidad fundamental. Eso sí, puedes dejar unas taquillas para quien quiera dejar algún objeto o alguna otra cosa.

Mesa Operativa Ping Pong Ofival

· La implantación de una oficina abierta precisa de una mentalidad abierta: dar a los trabajadores la posibilidad de que determinados trabajos, que posiblemente requieran de una mayor concentración, sean desarrollados en casa o en una infraestructura dedicada a tal efecto (cuyo uso hay que vigilar para que no termine convirtiéndose de facto en un despacho asignado por la fuerza de la costumbre).

· Que cualquiera pueda trabajar desde donde quiera implica que cualquiera puede ser contactado desde donde quiera, con soluciones tecnológicas adecuadas y sencillas para reuniones virtuales. Flexibilidad para plantearte tu esquema de trabajo, qué tareas haces en qué sitios, para una mayor facilidad de cara a la conciliación y a otros factores igualmente importantes, a cambio de disponibilidad – obviamente, con medida (lo de “no me has contestado el correo que te envié a la una de la madrugada” es absurdo – aunque me consta que ocurre)

Mesa Operativa Ping Pong Ofival

· Oficina abierta implica mentalidad abierta. Pero si consigues que funcione, los beneficios pueden ser muy significativos, todos los que rodean a una cultura más abierta. Pero de nuevo: mucho de lo que hay no funciona porque no es, en realidad,un modelo de oficina abierta. Se han limitado a quitar paredes. Para obtener los beneficios de la oficina abierta es mucho más importante lo que tienes que poner que lo que tienes que quitar.