Construir espacios de trabajo colaborativos eficaces

Espacios de trabajo colaborativos. Las personas trabajan juntas todo el tiempo, pero es difícil que exista colaboración entre ellas. Para entender mejor la colaboración en el ámbito laboral, Herman Miller realizó una encuesta a 15 empresas (que se identificaron como altamente colaborativas) en los Estados Unidos, Reino Unido, India y Australia. En total, se observaron más de 700 horas de investigación y 2900 colaboraciones. Los resultados reafirman que la colaboración depende de la cultura de la empresa, la tecnología y el espacio de trabajo. Ofrecer una variedad de espacios específicos, entregar la posibilidad de visualizar la labor de los demás trabajadores y mejorar el encuentro entre todos los miembros de una empresa puede ayudar en este sentido.

Google cultiva la creatividad a través de un enfoque que ellos llaman “Tiempo Innovación Off”. Se invita a sus ingenieros a pasar el 20% de su tiempo desarrollando sus propias ideas, las que generalmente requieren el reclutamiento y la colaboración de colegas. La mitad de los productos recientemente lanzados, incluyendo Gmail, Google News y AdSense se originó en estas colaboraciones. Aunque no todas las empresas son como Google, la compañía ilustra lo que muchos estudios muestran: existe una fuerte correlación entre la colaboración y el éxito empresarial.

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Un estudio internacional -encargado por Google a la Fundación Futuro- encontró una correlación positiva del 81% entre la colaboración y la innovación. La colaboración entrega una ventaja competitiva, y por esta razón las empresas están tratando de encontrar la manera de alentar y apoyar la colaboración de manera que funcione para su empresa en concreto, de acuerdo con su cultura corporativa. Al adoptar un enfoque holístico para la colaboración, se debe entender que existen muchos factores que pueden influir, entre ellas las políticas tecnológicas y de recursos humanos, la cultura corporativa y el medio ambiente al interior de las oficinas, generando un impacto en la productividad y la satisfacción de los empleados.

Aunque existen tecnologías como FaceTime y WebEx, que permiten que personas en lugares remotos se vean y compartan documentos, la gente todavía valora el lugar, el espacio. Esto puede cambiar a medida que los “nativos digitales” (aquellos que nacieron con la tecnología) entren al mercado de trabajo. Sin embargo, las personas de todas las generaciones todavía prefieren la comunicación cara a cara, ya que proporciona interconectividad, claridad y aumento de la eficiencia en el trabajo.

Características de la Colaboración

En la investigación de Herman Miller, casi el 60% de las personas aseguró que el último caso de colaboración duró unos 30 minutos y que participaron menos de cuatro personas. Cuando cinco o más personas colaboran, los eventos se vuelven más formales, duran más tiempo y, generalmente, se llevan a cabo en una sala de conferencias cerrada. Observamos varios tipos de acciones que caracterizan a estos eventos:

  • Intercambio de información: Intercambio rápido de respuestas (quién, qué, dónde y cuándo).
  • Co-creación: Trabajar con otros para obtener un nuevo resultado.
  • Interacción social: Interacciones que forman la base de las relaciones sociales.
  • Transferencia de conocimientos: Una persona le dice a otra lo que sabe, respondiendo a la pregunta “cómo”.
  • Enfoque: Se produce con un mínimo de distracciones.
  • Comportamiento: Las personas se comportan de manera simple, familiar y funcional.

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El sentido tradicional de la colaboración implica organización: personas convocadas a reunirse de forma programada en habitaciones privadas. Pero esta investigación ha demostrado que la colaboración es esencialmente espontánea y, a veces, incluso un poco caótica. Muchas veces no planificada y no definida. En promedio, los eventos colaborativos son de corta duración (un 34% de ellos duró 15 minutos y un 60%, menos de 30 minutos), y participan en ellos sólo dos o tres personas, sin ninguna herramienta. El 70% de las colaboraciones sucede asociada a mesas. Las personas buscan espacios para reuniones cuando necesitan más privacidad, diferentes herramientas o cuando esperan que una reunión tenga la seriedad necesaria para provocar un cambio al interior de la empresa.

En resumen, cuando las personas quieren colaborar, buscan la solución más conveniente. Si la oficina tiene todo lo necesario, la van a usar. Si no es lo suficientemente grande, o si necesita un cierto tipo de tecnología, van a ir al espacio de encuentro más cercano, que les entregue la seguridad de que la tecnología funcionará correctamente. Usarán las salas que no les acomodan sólo como último recurso. Además, los grupos más grandes tienden a ser más estructurados y formales en su colaboración, se reúnen en espacios cerrados durante largos períodos de tiempo y con más herramientas.

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En todos los continentes incluidos en la encuesta, la colaboración, al igual que el trabajo, es universal. Trabajos similares en diferentes empresas y en diferentes países son muy similares en sus procesos de trabajo. Por ejemplo, un gerente de proyectos en Australia utiliza la misma tecnología, tiene el mismo número de reuniones, e interactúa con el mismo tipo de personas, que un director de proyecto en los Estados Unidos.

La tecnología disponible en un espacio determinará si la sala será utilizada y la manera en que las personas van a interactuar en este espacio. En la encuesta medioambiental, Herman Miller descubrió que las habitaciones con herramientas tecnológicas se utilizan cinco veces más que las que no las tienen. La gente está utilizando cada vez más pantallas planas como una herramienta de colaboración y no sólo para las presentaciones.

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Esto se aplica de manera más amplia. La “nube” informática permite el acceso a las aplicaciones corporativas y documentos desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Cuando el contenido se puede obtener de la nube, desde cualquier lugar, la gente simplemente llevar un pequeño dispositivo para visualizarlo.

El papel se utiliza en el 65% de las reuniones, pero hay una reducción en el consumo de papel a través de iniciativas estratégicas, incluyendo programas de capacitación, equipos dedicados a la reducción de papel y la instalación de varios monitores para que sea más fácil comparar documentos digitalmente, en vez de imprimirlos. Fue interesante observar que en los grupos dentro de una empresa, el enfoque en el uso del papel puede variar enormemente. En una empresa, un departamento puede funcionar completamente sin papel, mientras que otro departamento, ubicado en un piso diferente, puede utilizar una gran cantidad.

Las oficinas de las empresas encuestadas muestran una tendencia a preferir entornos más abiertos y flexibles, especialmente en Australia y el Reino Unido. Algunas compañías están construyendo pasarelas en las áreas de servicios, donde se encuentran las cafeterías y las máquinas bancarias. La intención es alejar a las personas del ascensor y llevarlos a las zonas sociales, donde la interacción espontánea puede florecer en un encuentro casual.

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A pesar de que las áreas comunes son fáciles de crear, es difícil lograr que la gente las utilice. Para que las personas sientan que estos espacios son realmente útiles, estos tienen que ser cómodos y bien equipados, con las herramientas adecuadas. Además, debe existir la sensación de que “está bien utilizar estos espacios” y las personas generalmente se guían por el comportamiento de los demás: ¿sus colegas los usan? ¿cuándo y cómo? ¿qué pasa con el gerente?.

El trabajo está en constante evolución. El mercado global, la complejidad de los problemas, el tiempo de comercialización y otros factores, apuntan a una mayor necesidad de colaboración. El lugar de trabajo también debe evolucionar.

Una tendencia emergente es proporcionar diversos tipos de espacios para que los trabajadores puedan elegir, dependiendo de sus necesidades. Mientras que los espacios abiertos pueden mejorar la comunicación, no funcionan correctamente para todos los tipos de actividades. Habitaciones pequeñas pueden proporcionar a las personas la tranquilidad necesaria para sintetizar la información y escribir un informe. Y también existe la necesidad de salas donde se pueda hacer una llamada telefónica sin ser oído. La privacidad incluye la capacidad de controlar la forma en que otros tienen acceso a ti. “Aunque pueda parecer contradictorio, la investigación muestra que las interacciones informales no florecerán si las personas no eligen el momento en el cual realizarlas”, escribe Anne-Laure Fayard y John Weeks en la Harvard Business Review.

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Disminuir el espacio individual, aumentar el espacio colaborativo

Cuando se dispone de buenos espacios colaborativos, los puestos de trabajo individuales se usan menos. El análisis de Herman Miller muestra que los puestos de trabajo permanecen desocupadas el 60% del tiempo, y en todos los sectores y oficinas privadas están desocupadas el 77% del tiempo. Con este dato, algunas empresas, especialmente en el Reino Unido, están reduciendo la cantidad de espacio destinado a las estaciones de trabajo asignadas y aumentando los espacios comunitarios.

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Espacios verticales de visualización

Los entornos también pueden apoyar la colaboración al entregar espacios verticales de exhibición para que los trabajadores compartan calendarios, croquis, mapas mentales, listas y otros temas relacionados con el trabajo, para cumplirlos y referirse a ellos con facilidad. Estos elementos se han reducido al disminuir los espacios para oficinas. Y aunque la información puede ser almacenada en ordenadores, la gente todavía espera encontrarse con artefactos y sistemas físicos para trabajar. En la investigación encontramos a la gente improvisando para crear sus propios espacios verticales, a modo de pizarras y tableros.

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Facilitar y promover el encuentro

Uno de los participantes en la encuesta trabajaba en más de 12 edificios. En ausencia de un buen localizador, la gente cae en una forma tradicional (pero poco eficaz) de comunicación: “¿Alguien sabe donde trabaja Mary Johnson y en qué edificio?”. Es difícil colaborar cuando la gente con suerte puede encontrarse. Esto va más allá de la comunicación visual y para ayudar en el proceso, se puede incluir la creación de aplicaciones inteligentes para dispositivos móviles, como Foursquare.

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Más allá del diseño: la cultura corporativa

Independientemente de que los espacios de colaboración sean atractivos y funcionales, la gente no los utilizará a menos de que la cultura corporativa los apruebe. Las personas deben sentir que tienen permiso para permanecer en áreas informales, especialmente si los gerentes y ejecutivos ignoran estas áreas. Herman Miller ha identificado que hay personas que van a las “áreas de café” -específicamente incluidas para promover la colaboración-, toman un café y luego vuelven a sus cubículos individuales. Por el contrario, las zonas de copia e impresión de documentos muchas veces logran fomentar la colaboración informal gracias a la “espera de turnos”, aunque no están diseñados para este propósito.

Una de las empresas, que fue particularmente rigurosa en la creación de “comunidades de colaboración”, redujo sus tasas de error en un 75% en seis años y aumentó su productividad en un 10% anual. Este éxito depende de cuatro cosas: el desarrollo y la construcción de un propósito en común; cultivar una ética de contribución; desarrollar procesos que permiten a la gente trabajar juntos en proyectos flexibles, pero disciplinados; y la creación de una infraestructura donde la colaboración es valorada y recompensada.

Las empresas progresistas ven la colaboración como un trampolín para algo más grande y más valioso, la “co-creación” con los clientes y proveedores. Una encuesta realizada a ejecutivos de todo el mundo muestra que las empresas logran colaborar con los clientes en niveles “sin precedentes”. La tecnología hace que esto sea más fácil, pero la oficina puede ser el lugar ideal para establecer relaciones a largo plazo, proporcionando un lugar de colaboración y confianza, antes de pasar al espacio virtual.

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Conclusiones

Aunque la colaboración puede ocurrir en cualquier lugar, no es fácil hacer que suceda dentro de las empresas. Depende de la cultura de la organización: ¿qué comportamiento se permite y se recompensa dentro de la compañía? Depende del espacio físico y las instalaciones: ¿existen espacios atractivos para desarrollar mi trabajo? Y depende de la tecnología: ¿los espacios están equipados con las herramientas necesarias para realizarlo?

Brian Green, investigador senior de Herman Miller, quien dirigió la investigación, compara el comportamiento colaborativo con el proceso de mezcla en una mesa de sonido. “A veces la organización es culturalmente favorable para la colaboración, pero el espacio es un obstáculo y no existen las instalaciones necesarias para que los grupos atiendan esta demanda”, comenta. “O tal vez el espacio es ideal para la colaboración pero no existe la cultura dentro de la empresa. La mezcla de factores importa mucho más que un solo factor”.

Fuente: Archdaily.mx

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