Pon un Facility Manager en tu oficina

¿Falta papel en la impresora? ¿El aire acondicionado no funciona? ¿Mi silla necesita ser cambiada? Son situaciones habituales en el día a día de una oficina. Y, ¿a quién acudimos cuándo necesitamos resolver cualquiera de estas cuestiones? Habitualmente, estas tareas suelen derivarse a los departamentos de Administración, que muchos identificamos como los que disponen de recursos económicos para gestionar compras, reparaciones y demás. Sin embargo, estas no son atribuciones propias de las áreas financieras y, en ocasiones, se pueden generar conflictos internos derivados del “quién hace qué”. Tenemos la respuesta y el perfil apropiado para ocuparse de todo ello y más: el facility manager.

Podríamos decir que el facility manager se encarga de gestionar todo lo referente al entorno laboral, desde algo tan simple como que no falte papel o bolígrafos hasta cuestiones más complejas, como recursos inmobiliarios, optimización del espacio, adquisición de mobiliario de oficina, mantenimiento de las instalaciones o velar por la salud laboral. Los facility manager son los encargados de planificar, prever y gestionar el entorno laboral, logrando más eficiencia, productividad y, también, bienestar.

Facility Manager oficina

Esta profesión, que nació en EEUU a finales de los 70, cuenta cada vez con más reconocimiento, aunque sigue resultando complejo que forme parte del organigrama básico de una compañía. Sin embargo, diferentes estudios y análisis determinan que las ventajas pueden marcar la diferencia. Además de un 30% aproximado de ahorro, el facility manager centraliza los servicios externos e internos, permitiendo fluidez, comunicación, mejora en los precios, mayor eficiencia, integración y mejora de la sostenibilidad en la empresa. En una única figura, podemos concentrar:

  • Servicios inmobiliarios como alquiler de oficinas, diseño de espacios de trabajo, negociación de precios o renovación del mobiliario de oficina, entre otros.
  • Servicios para personal de la empresa, como ocuparse de los suministros, el material de oficina, los proveedores de mensajería, etc.
  • Gestiones corporativas como viajes, seguridad laboral, documentación…

Es posible que éste perfil no acabe de encajar en una pequeña empresa, en la que los recursos son limitados y el ahorro de costes en personal es una constante pero creemos que merece la pena reflexionar y analizar, sobre todo en compañías ya medianas, cómo mejoraría la gestión interna si incorporásemos un facility manager. Pensemos en el día a día de la oficina, en todas las cuestiones derivadas del entorno laboral y en disponer de un responsable para centralizarlas todas y, lo que es mejor, ¡resolverlas! Sin duda, resulta una opción a valorar, ¿no creéis?

Facility Manager en la oficina

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