Reflexiones para equipar la sala de reuniones

Todos tenemos una idea aproximada de cómo equipar la sala de reuniones de nuestra oficina. Las opciones son tantas que primero debemos hacernos unas preguntas para analizar cuales son las necesidades de nuestra sala de reuniones.

¿Que uso vamos a dar a la sala de reuniones?

Según es uso principal que queramos dar a nuestra sala de reuniones podemos identificar varios tipos:

Sala reuniones grandes grupos

Salas para grupos grandes de personas
El diseño de este tipo de salas debe estar pensado para acomodar a un número elevado de asistentes. Un mismo espacio dependiendo del mobiliario con el que se equipe y su disposición puede servir para celebrar una convención, una junta de accionistas o una formación dirigida a muchas personas. Hoy en día, este tipo de espacios suelen ser muy flexibles, de manera que el mobiliario y la distribución puede adaptarse a las necesidades de cada evento.

Salas de reuniones para grupos pequeños

Salas de reuniones para grupos pequeños
En el caso de reuniones más pequeñas y privadas que involucren a menos personas, el mobiliario debe jugar un papel fundamental para hacer más prácticos y flexibles los distintos espacios disponibles con el objetivo de facilitar la comunicación entre todos. Son espacios que se suelen utilizar a diario y suelen necesitar elementos relacionados con la tecnología.

Salas de reuniones para visitas

Salas para visitas
Otro espacio disponible para reuniones pequeñas es la sala para visitas. Suele ser el lugar donde se recibe por primera vez a proveedores y clientes. Este espacio es la primera imagen que ofrecemos de nuestra empresa por lo que el espacio debe ser atractivo y agradable, e incorporar un mobiliario que transmita comodidad y facilidad de interacción.

 

¿Que nivel de privacidad necesito en mi sala de reuniones?

Debes plantearte qué privacidad deseas tener en tus reuniones. Dependiendo de la respuesta podemos hablar de:

Salas de reuniones cerradas

Salas Cerradas
Hablamos de espacios con una privacidad absoluta, tanto a nivel visual como acústico. Suelen ser espacios cerrados de cara al resto de oficina. Normalmente este tipo de salas se utilizan en reuniones donde se maneja contenido delicado o para realizar reuniones donde interesa aumentar el grado de concentración de los participantes. Suelen equiparse con sillas cómodas y sillones, para pasar largos espacios de tiempo sentado sin distracciones.

Salas de reuniones semiabiertas

Salas Semiabiertas
Son las salas de reunión donde predomina la privacidad acústica. Salas acristaladas con mampara de oficina, utilizadas para reuniones donde no se desea alterar el silencio de la oficina. Ideales para llevar a cabo cuestiones de trabajo entre empleados y para solventar temas del día a día. Son salas bien integradas con el diseño y estilo general general de la oficina.

Salas de reuniones abiertas

Salas Abiertas.
Esta versión menos usual se suele encontrar en startups o empresas jóvenes que son dinámicas y buscan la relación entre todos sus trabajadores. Suelen ubicarse en oficinas amplias donde no se moleste la actividad en este tipo de salas al resto de la oficina. Suelen estar integradas a nivel de estilo en el ambiente de la oficina.

Sala de reuniones flexible

Salas Flexibles.
También existen opciones según el propio espacio que se disponga en la oficina, podríamos dividir en salas flexibles o salas mixtas y semi-privadas, que responden según la necesidad de la ocasión, suelen contar con puertas corredizas o muros móviles o estar simplemente aisladas para no molestar al resto de puestos de trabajo.

 

¿Cual es el mobiliario imprescindible para equipar la sala de reuniones?

Principalmente podemos reducir el mobiliario imprescindible para equipar una sala de reunión a la mesa y las sillas:

Mesas de reuniones
Probablemente, la mesa de reuniones será el elemento de mobiliario más importante de la sala. La forma de la misma es la que definirá la dinámica de trabajo y el papel que lleva a cabo cada uno en la reunión. Lo más normal es que optes por una mesa en la que todos los miembros puedan verse, ya sea de forma rectangular o redonda, apostando por la primera si alguien va a llevar la voz cantante en la reunión. Por otro lado, las mesas circulares son recomendadas para empresas pequeñas donde se facilita la proximidad y la conversación entre los empleados en igualdad de condiciones.

Mesas rectangulares de reuniones Mesas circulares de reuniones

Sillas de reuniones
Las sillas de reuniones también cumplen un papel imprescindible en lo relativo a la funcionalidad de la sala de reuniones, donde principalmente escogemos entre varios tipos, sillas giratorias, sillas semi-giratorias y sillas fijas. Las sillas deben ofrecer comodidad y ergonomía, favoreciendo una situación de relajación que permita que las reuniones sean tranquilas y productivas.

Las sillas giratorias suelen aportar mayor comodidad, especialmente si disponen del respaldo tapizado, pero si hablamos a nivel estético, es mas fácil encontrar una silla fija con base de cuatro patas o patín, que se adapte a nuestro estilo.

Sillas de reuniones comodassillas de reuniones fijas

Con estos breves consejos, lo que se pretende es realizar un análisis de necesidades para poder planificar y ejecutar una sala de reuniones a la medida de nuestra empresa.